Obowiązek informacyjny
Według nowych przepisów, administrator podczas zbierania danych osobowych powinien przekazać osobie, której te dane dotyczą pewien określony zestaw informacji. Jest to zatem swego rodzaju transakcja wymienna – Ty mi podaj swoje dane, a ja w zamian powiem Ci parę zdań o sobie.
Przykład? Pracodawca zatrudnia nowego pracownika i związku z tym, prosi go o podanie danych, które są niezbędne do zawarcia umowy o pracę. W tym wypadku powinien przekazać pracownikowi informacje m.in. o swojej tożsamości i danych kontaktowych, celach i podstawach przetwarzania tych danych, czy okresie ich przechowywania (całkowity zakres wymaganych informacji znaleźć można w art. 13 i 14 RODO).
Co istotne, obowiązku informacyjnego należy dopełniać w momencie gromadzenia danych osobowych. Jak tego dokonać? Na piśmie (tzw. klauzula informacyjna) lub w inny sposób, w tym w uzasadnionych przypadkach elektronicznie bądź ustnie (jeżeli osoba, której dane dotyczą tego zażąda). Ważne żeby wiadomość została przekazana w formie zwięzłej i zrozumiałej, jasnym i prostym językiem.
Po co to wszystko? Żeby każdy z nas mógł mieć absolutną jasność, do czego firmy wykorzystują jego dane, komu je udostępniają i co się z nimi dzieje po zakończeniu współpracy.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Żeby przetwarzanie odbywało się zgodnie z prawem musi zaistnieć ku temu co najmniej jedna przesłanka, a RODO daje nam tych przesłanek sześć. Zgoda na przetwarzanie jest tylko jedną z nich. Co jeszcze w takim razie daje nam podstawę do pozyskiwania danych osobowych? – Umowa! Prosząc klienta o podanie jego danych, które są niezbędne do podpisania z nim umowy oraz jej realizacji, nie musimy pytać go o zgodę – sam fakt nawiązania współpracy i chęć należytego wykonania usługi daje nam ku temu wystarczający powód. Pozostałe przesłanki legalizujące przetwarzanie zostały opisane w art. 6 RODO.
Kiedy zatem powinniśmy zapytać o zgodę? Kiedy żaden z pięciu pozostałych warunków wymienionych w RODO nie jest spełniony. Należy wtedy pamiętać, że zgoda taka powinna być świadoma, konkretna, jednoznaczna, a co najważniejsze DOBROWOLNA – oznacza to, że zapytana osoba musi mieć realny wybór. Ponadto zgoda powinna zostać wyrażona przed rozpoczęciem przetwarzania i bez konsekwencji może zostać odwołana w dowolnym momencie.
Mamy nadzieję, że niniejszy artykuł odrobinę przybliżył Państwu kwestie zgód i klauzul informacyjnych. W razie jakichkolwiek wątpliwości lub sugestii, zapraszamy do kontaktu!
